あいまいさ

仕事の話。
些細な事だけど、取り決めの無いまま曖昧になっていることがよくある。

例えば、人の名前や住所。仕事柄、顧客に色んな郵便物を発送する事がある。

• 名前には振り仮名を振るか振らないか
• 住所の表記は県名から始めるのか市町村名からか
• アパート名は行変えするかしないか
• バーコードを付けるか付けないか

社として何のルールも無い。だから、担当者ごとの判断で送付データを作ることになる。印刷は業者に任せるけど、その都度宛名の表記についての確認作業が入る。

顧客の住所が変わっても、社内で共通した宛名のシステムを持たないので、こっちの住所は直したけど、あっちの部署の住所は直っていないという問題が多発している。
つまり、顧客に届く郵便物の住所が新しかったり古かったりするわけで、同じ人への郵便物なのになんで住所が直っていないんだ、というクレームが良く入る。
よくよく考えてみると、僕の職場には顧客情報管理を一括で行う部署が無いじゃないか。支店単位、いやもっと小さな係の単位での管理を行っているのみだ。

おかげでいったいどれだけ無駄な時間や金がかかっているのか・・・・

もう一つ、封筒もそうだ。
おかしな話だが、封筒の作成も係り単位でやっている。正確に言うと、社の正式な封筒は２種類ある。
これは極く一般的な封筒に社名と連絡先が記載されているだけのもで、宛名は手書でおこなうものだ。
けれど、普段の業務では、この封筒では対応しきれない郵便物が多い。大量に郵送する場合は、宛名を手書きでやってちゃ間に合わないし、封筒に宛名を差込印刷しても、その中に別の顧客の郵便物を入れてしまう間違いも発生する。こういうトラブルを避けるために窓開き封筒を使う。窓開き封筒は各係りで作成する。
だけど、窓の位置や大きさ、表示する内容の取り決めは無い。封筒が足りなくなったので、隣の係りから分けてもらおうとしても、窓の位置が合わないので宛名が隠れてしまうなんて問題も発生してします。

改善するための提案書の作成を考えてるけど、じゃあいったいどこの部署で統一規格を作るのかという問題がある。
今のところ、こういう取り決めを行う部署が無い。仕事を押し付けられた部署からはクレームがくることは必至だ。「余計なこと考えやがって」と言われるのが嫌だから、みんな不便な現状でも我慢しているんだろうな。